Geplaatst op
Wat kost een ERP-implementatie écht? Leer het verschil tussen directe en indirecte kosten en waarom een volledig overzicht cruciaal is.
Een ERP-implementatie is een strategische stap voor iedere organisatie. Omdat het systeem processen samenbrengt en optimaliseert, is de investering vaak aanzienlijk. Om verrassingen te voorkomen, is het essentieel om niet alleen naar de aanschafprijs te kijken, maar ook naar de bijkomende kosten. Veel organisaties focussen zich op de directe kosten en verliezen de verborgen, indirecte kosten uit het oog.
Directe en indirecte kosten: het onderscheid
Bij het plannen van een ERP-project worden kosten meestal verdeeld in twee categorieën:
- Directe kosten: kosten die direct verband houden met de aanschaf en het gebruik van het ERP-systeem.
- Indirecte kosten: kosten die voortkomen uit veranderingen die het systeem veroorzaakt in processen en werkwijzen.
Dit onderscheid is belangrijk voor een realistisch kostenplaatje. Afhankelijk van de gekozen aanpak kan eenzelfde kostenpost soms onder beide categorieën vallen.
Voorbeelden van directe kosten
Directe kosten zijn het meest zichtbaar en meestal eenvoudig te begroten. Ze omvatten onder andere:
- Licenties: de keuze voor cloudsoftware of on-premise bepaalt of je maandelijks of eenmalig betaalt.
- Hardware: bij lokale systemen zijn investeringen in servers en netwerkapparatuur noodzakelijk.
- Implementatie en configuratie: de leverancier rekent voor installatie, inrichting en testen.
- Onderhoud en support: terugkerende kosten voor updates, beveiliging en ondersteuning.
- Maatwerk en extra modules: uitbreidingen die nodig zijn om het systeem af te stemmen op specifieke bedrijfsprocessen.
Voorbeelden van indirecte kosten
Indirecte kosten zijn minder zichtbaar, maar hebben een grote impact op het totale budget. Denk aan:
- Training van medewerkers: om effectief met het nieuwe systeem te kunnen werken is vaak een opleidingsprogramma nodig.
- Verandermanagement: het begeleiden van teams bij proceswijzigingen vraagt tijd en budget.
- Integraties: het koppelen van ERP met bestaande systemen, zoals CRM of boekhoudsoftware.
- Tijdsbesteding intern personeel: medewerkers zijn betrokken bij testen, datamigratie en procesinrichting. Deze uren vertalen zich niet naar facturen, maar zijn wel reëel.
Het belang van een realistisch overzicht
Door zowel directe als indirecte kosten vooraf te benoemen, ontstaat een betrouwbaar beeld van de totale investering. Het is vrijwel onmogelijk om alle kosten exact te voorspellen, maar een uitgebreide raming met een financiële buffer voorkomt verrassingen tijdens het traject.
Een helder overzicht maakt het ook makkelijker om de verwachte voordelen van het systeem af te zetten tegen de kosten, waardoor je de businesscase voor ERP beter kunt onderbouwen.
Wat levert ERP op?
Naast kosten brengt ERP ook voordelen met zich mee. Deze voordelen zijn deels meetbaar, zoals lagere voorraadniveaus, efficiëntere processen en minder fouten. Andere voordelen zijn minder tastbaar, maar niet minder waardevol: snellere besluitvorming, betere samenwerking en hogere klanttevredenheid.
Door deze baten mee te nemen in de afweging, ontstaat een compleet beeld van de return on investment.
Conclusie
Een ERP-implementatie is meer dan een softwareproject: het is een organisatiebrede verandering. Door vooraf alle kosten – direct én indirect – inzichtelijk te maken, leg je de basis voor een soepel traject en een systeem dat langdurig waarde toevoegt.